如何整理税务文件和收据

得到组织

整理你的税务文件永远不会太迟或太早。这个系统不是要看起来漂亮,而是要做得正确。

平铺的办公用品放在书桌上,在记事本上写着“税务时间”的字样

第一年,我的博客收入超过了业余爱好的水平,变成了一份真正的全职工作没有如何组织税务文件。我花了一个多星期的时间来填写我的纳税申报表,我发誓我会想出办法让我的纳税更容易。现在,差不多十年过去了,我的生意扩大了,我的回报比以往任何时候都要复杂。多亏了我建立的文件组织系统,我只花了一个下午的时间来准备我的税收。

整理文件和收据的最佳方法

无论你是个体经营者,经营一家小公司,还是为别人工作,都有很多种方法来整理你的文件和收据。但是最好的方法是一个你能坚持使用的方法,这意味着找到一个无论你有多忙都能使用的方法。

对我来说,这并不总是意味着最漂亮的系统或者甚至是很多花哨的材料。所以,我的家庭办公设备使用的是普通的老式牛皮纸信封。你可以自由选择漂亮的,如果这是你保持归档文件的动力的话。从那里,组织您的税务文件是一个简单的三步过程。

如何整理税务文件

关闭有组织的税务文件和收据下面的计算器,它读到2021税

你需要什么

  • 你那一大堆吓人的文件。
  • 10-12个马尼拉信封(9×12″大小)
  • 一个永久的标记

第一步:做好准备

最好是在一个能让你分散的地方工作。如果没有复杂的返回,可以使用表。你通常采取的扣除额类型越多,你需要的空间就越大。我发现在我的家庭办公室的地板上工作是最容易的,因为它使我不必几个小时靠在桌子上。一旦你选择了你的地点,把所有与税务有关的文件和收据堆成一堆。

步骤2:这样排序

美国的纳税申报表对各种扣除额进行了分类。如果你根据这些来分类你的文件,填写税务文件会容易得多。所以,拿起记号笔,把类别名称写在不同的马尼拉信封上。(见下文)。

然后把信封摊开,这样你就可以看到它们,开始按类型分类收据和纸张。如果你在信封的顶部贴上标签,然后把纸放在下面,而不是一次塞一个,这是最简单的。一旦你浏览了所有的文件,理顺每个类别的文件,把你需要扣除的总数加起来,然后把这些写在信封正面的标签下面。然后把文件塞进信封里。

标签使用

  • 收入:工资存根,w -2表,1099表,利息表,股息表。此外,还包括陪审义务工资。
  • 医疗费用:来自医生、牙医、医院、实验室、药房、视力中心等的收据。还有购买健康、牙科和视力保险的付款收据。
  • 慈善捐款:包括现金捐赠收据,以及捐赠物品(衣服、玩具、汽车等)。
  • 房地产的论文:年终抵押贷款利息报表,房地产税文件,房主保险收据,以及其他与家庭伤亡损失相关的文件。如果你装修过房子,在这里附上他们的收据。它们可能是免税的(和你的理财顾问谈谈),但至少你知道它们在哪里。
  • 物业及营业税文件:汽车及其他需要缴纳个人财产税的车辆的纳税收据。还有高价商品的销售收据。
  • 儿童保健支付:除了支付给日托或保姆的收据之外,如果你在工作或找工作时请保姆照看你的孩子,请确保你有带保姆联系方式和社会安全号码的文件。
  • 学生贷款:任何与付款和利息有关的文件。
  • 与工作相关的费用:雇主未报销的与工作有关的费用收据(例如,与工作有关的教育费用、工会会费、专业执照续期费用、工作所需的工具或用品收据等)
  • 自主创业费用收据:(你可以把每个信封分开。)广告、办公用品、办公室清洁、办公室维修、员工工资、承包商付款、与商务有关的餐饮和娱乐、专业许可费用、商务差旅、设备购买或租赁、sep - ira缴款、SIMPLE ira缴款和单独401(k)s缴款。
  • 家庭和办公室的水电费扣除如果你有资格申请家庭和办公室的扣除,你需要你的家庭的水电费账单来计算从你的税收中扣除的金额。

3.把你的税存起来

当你填写你的税收时,参考你在信封正面写下的金额。当你在提交之前检查你的税收时,再次检查你的计算也是一个不错的主意。在你向美国国税局报税后,制作一份你签字的申报表和付款证明的复印件。把这些和装你相关文件和收据的牛皮纸信封放在一起。在集装箱上贴上纳税年度的标签,并把它放在安全的地方。(我用这些折叠式文件钱包这也不是很漂亮,但效果很好。)

根据美国国税局的规定,你应该纳税凭证保存3年由你提交原始报税表的日期起计,或由你缴付税款的日期起计的两年起计,以较后的日期为准。如果你扣除坏账或无价值证券,你应该保留你的收益和证明文件7年。如果你需要修改你的申报表或接受审计,你知道在哪里可以找到你的支持税务文件和收据。当适当的时间过去后,你可以很容易地拿起整个容器并开始撕碎。

要开始组织你的税务文件,用你今年使用过的相同类别标签一套文件夹。然后,在一个空马尼拉信封上贴上“与税务有关”的字样,把它贴在厨房的橱柜门里或任何你坐着付账单的地方。这可以帮你保存收据,直到你准备好存档。

每月一次,把你收集到的收据归档到一个信封里。当你准备好做你的税收时,你会已经把一切都整理好了,所以你可以快速和自信地填写纳税表格,知道你没有忽略任何扣减你有权采取。

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